Separe as partes
Leia a decisão sem tirar frases do contexto.
Procure a frase que identifica o resultado da análise e, depois, a parte que explica os motivos ou os dados usados. Anote as palavras que você não conhece em vez de tentar traduzi-las por conta própria.
Resultado
Registre exatamente o que a carta informa, sem transformar uma hipótese em conclusão. Guarde a página ou o arquivo completo.
Motivo
Veja se a comunicação aponta documentos, informações ou uma etapa relacionada ao pedido. A justificativa escrita é o que deve ser confirmado.
Orientação
Confira se a própria carta informa como acompanhar, pedir esclarecimento ou consultar outra etapa. Não invente um prazo: use a data que estiver no documento.